Hybride BVM

Aufgrund der Corona-Pandemie kann die BVM 2021 nicht vollständig als Präsenztagung durchgeführt werden. Sie wird deshalb in einer hybriden Form, als Mischung aus Präsenztagung und virtueller Tagung geplant. Damit wird es zwei Ticketkategorien und zwei Arten der Teilnahme geben: virtuell teilnehmende Personen (VIPs) und vor Ort teilnehmende Personen (VOPs). Der Workshoporganisation ist es ein Anliegen, dass beide Varianten eng verzahnt werden und VIPs und VOPs auch miteinander interagieren können. Einzelheiten dazu können aber erst zum Anmeldezeitpunkt Ende Januar veröffentlicht werden.

Es ist damit immer noch nicht ausgeschlossen, dass die BVM 2021 mittel- oder kurzfristig doch in eine vollständig virtuelle Tagung umgewandelt werden muss. Dennoch erscheint aus heutiger Sicht eine hybride Tagung realistisch.

Im Folgenden möchten wir Ihnen das Konzept kurz vorstellen und dabei Fragen beantworten wie:

Der Präsenzteil der BVM wird streng an den bekannten Corona-Richtlinien ausgerichtet. Das bedeutet unter anderem, dass die Kapazität des Veranstaltungshörsaals und des Foyers sehr limitiert ist, um die notwendigen Abstände einzuhalten. Der Hörsaal wird mit automatisch Frischluft versorgt, so dass Aerosole kein Problem darstellen. Durch die Abstände von 1,50m und mehr wird es deshalb auf den Plätzen keine Maskenpflicht geben.

Durch die verringerte Platzzahl sind die VOPs beschränkt auf:

  • Vortragende
  • Sessionchairs
  • Keynote-Speaker
  • Industrievertreter*innen mit Stand

Damit nehmen Autorinnen und Autoren von Postern oder Systemdemonstrationen als VIPs virtuell teil. Alle weiteren Interessierten nehmen ebenfalls als VIPs teil.

Die Vorträge werden in einem Hörsaal der OTH Regensburg stattfinden. Zwei Sessionchairs befinden sich ebenfalls vor Ort. Die VIPs sind in Webinar-Form in den Live-Stream zugeschaltet in Webinar-Form. Dabei können über die Webinar-Funktion „Q&A“ Fragen formuliert und für Fragen gevotet werden. Die Sessionchairs werden gemeinsam die Fragen aus dem Hörsaal vor Ort und aus dem Webinar koordinieren. Optional können auch VOPs digital Fragen über „Q&A“ stellen oder auch für Fragen voten. Hierfür empfehlen wir für VOPs die Mitnahme von mobilen Endgeräten (Laptop oder Tablet, ggfs. auch Smartphone).

Es ist geplant, dass die Vorträge aufgezeichnet werden, so dass sie für VIPs und VOPs auch asynchron in den Tagen und Wochen nach der BVM zugänglich sind.

Wie in den letzten Jahren wird der überwiegende Teil der Beiträge der BVM in Form von Postern stattfinden. Dabei werden die Posterautorinnen und -autoren virtuell anwesend sein. Die Poster sind in drei Formaten vorzubereiten:

  1. DIN A0 Poster wie für eine übliche Posterpräsentation.
    Mindestens eine Woche vor der BVM schicken die Autorinnen und Autoren das PDF des jeweiligen Posters. Der Druck erfolgt in Regensburg, die Kosten sind in der Anmeldung zur virtuellen Teilnahme enthalten.
  2. Posterteaser als aufgezeichneter Vortrag in einer Minute.
    Diese Posterteaser dienen dem schnellen Überblick und werden auf der BVM Webseite im zugangsbeschränkten Bereich zur Verfügung gestellt. Außerdem ist eine Posterteaser-Session geplant, in der die Vorträge hintereinander im Hörsaal für alle VIPs und VOPs gezeigt werden.
  3. Postervortrag als aufgezeichneter Vortrag in zehn Minuten.
    Die Postervorträge stellen das virtuelle Pendant des Posters in Papier für die VIPs dar.

Die eigentliche Postersession läuft dann wie folgt ab:

  • Virtuell:
    Jedes Poster erhält eine eigene Webseite mit den verlinkten Videos und weiteren Informationen. Außerdem erhalten die Posterautorinnen und -autoren im BVM-Chat jeweils einen eigenen Kanal, so dass eine schriftliche Kommunikation möglich ist. Darüber hinaus wird ein Video-Conferencing-Kanal für jedes Poster eine persönliche Diskussion über das Paper ermöglichen. Über den Chat können auch Video-Conferencing-Treffen außerhalb der Postersessions vereinbart werden.
  • Vor Ort:
    Die VOPs können an den Posterwänden die ausgedruckten Poster betrachten. Da auch sie Zugang zum virtuellen BVM-Teil haben, können sie über ihr Smartphone oder andere Endgeräte ebenfalls direkt mit den Posterautorinnen und -autoren sprechen. Eventuell wird diese direkte Kommunikation vor Ort noch einmal durch beigestellte Monitore erleichtert.

Mit der Einreichung und der Annahme des Beitrags als Vortrag ist die Verpflichtung verbunden, ein VOP-Ticket zu erwerben. Sollte ein Vortragender aber z.B. aus gesundheitlichen Gründen oder aufgrund von Quarantäne-Maßnahmen nicht in Präsenz teilnehmen können, so wird auch eine virtuelle Präsentation ermöglicht. Die Option der Präsenzteilnahme kann (und sollte) dann von einem VIP ausgeübt werden.

Der Planungsprozess ist im vollen Gange und es ist nicht ausgeschlossen, dass sich Detailplanungen noch einmal ändern, aber hier finden Sie jederzeit aktuell den Planungsstand.

Ihr BVM-Komitee